Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

CallPilot hat keinen gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzbeauftragten ernannt, da dies nach dem nDSG für Unternehmen unserer Grösse nicht zwingend erforderlich ist. Alle Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse. Wir antworten innert 30 Tagen.

2. Bearbeitete Personendaten (Art. 5 lit. a nDSG)

Wir bearbeiten folgende Kategorien von Personendaten, die Sie uns direkt mitteilen oder die bei der Nutzung von CallPilot anfallen:

• •Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname, Rechnungsadresse
• •Anrufdaten: Dauer, Zeitstempel, Anrufernummer, Transkriptionen (sofern nicht abgelehnt)
• •Nutzungsdaten: Login-Zeiten, Dashboard-Interaktionen, verwendete Funktionen
• •Zahlungsdaten: Rechnungsadresse (Kartendaten ausschliesslich via Stripe, nicht bei CallPilot gespeichert)
• •Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Typ, Betriebssystem, Gerätekennungen

3. Zweck und Rechtsgrundlagen der Bearbeitung (Art. 31 nDSG)

4. KI-Telefonie und Transkription — besondere Hinweise

CallPilot setzt KI-Technologien ein, um Telefonate in Echtzeit zu verarbeiten und zu transkribieren. Dabei können Personendaten von Anrufenden verarbeitet werden, die nicht Vertragspartner von CallPilot sind. Folgende Massnahmen gewährleisten die Rechtskonformität:

• ✓Automatische Pflichtansage zu Beginn jedes Anrufs gemäss Art. 179quater StGB und Art. 19 nDSG.
• ✓Opt-out-Möglichkeit: Anrufende können die Transkription durch ein mündliches Signal ablehnen.
• ✓Transkriptionen werden maximal 90 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.
• ✓Anrufende werden nicht ohne ihre Kenntnis identifiziert oder profiliert.

Der Nutzer (Kunde) von CallPilot ist gemäss Art. 5 lit. j nDSG Verantwortlicher für die Datenverarbeitung gegenüber den Anrufenden. CallPilot agiert als Auftragsverarbeiter. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist auf Anfrage erhältlich unter legal@callpilot.ch.

5. Auftragsverarbeiter und Drittlandtransfers (Art. 9, Art. 16 nDSG)

Wir arbeiten mit folgenden Auftragsverarbeitern zusammen. Transfers in Drittstaaten (USA) erfolgen auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäss Art. 16 Abs. 2 lit. d nDSG:

6. Datenspeicherung, Aufbewahrungsfristen und Sicherheit

Daten werden in der Schweiz und der EU gespeichert (ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren). Drittlandtransfers erfolgen auf Basis von Standardvertragsklauseln (Art. 16 nDSG).

• ✓AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand + TLS 1.3 für alle Datenübertragungen
• ✓Anruftranskriptionen: Aufbewahrung max. 90 Tage, danach automatische Löschung
• ✓Kontodaten: Vertragsdauer + 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht gemäss OR Art. 958f)
• ✓Zahlungsdaten: Aufbewahrung gemäss steuerrechtlichen Vorschriften (max. 10 Jahre)
• ✓Technische Logs: max. 30 Tage für Sicherheits- und Debugging-Zwecke

7. Ihre Rechte als betroffene Person (Art. 25, Art. 32 nDSG)

Anfragen richten Sie bitte an: privacy@callpilot.ch — Wir antworten innert 30 Tagen.

8. Cookies und Tracking

Wir verwenden ausschliesslich technisch notwendige Cookies für Session-Management und Authentifizierung. Wir setzen keine Tracking-, Marketing- oder Analyse-Cookies ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung ein.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert. Die jeweils aktuelle Version ist stets unter callpilot.ch/privacy abrufbar.

10. Aufsichtsbehörde und Beschwerderecht

Zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern. Sie haben das Recht, bei der Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Bearbeitung Ihrer Personendaten gegen das nDSG oder andere anwendbare Datenschutzvorschriften verstösst.

Für Nutzer aus dem EU/EWR-Raum gilt ergänzend die DSGVO.

11. Kontakt